ON-seminarium // 16 november 2017

Så hanterar du EU:s nya dataskyddsförordning, GDPR!

Den nya dataskyddsförordningen, GDPR, är ett EU-direktiv som träder i kraft 25 maj nästa år. Med denna nya förordning kommer nya regler ni behöver ta hänsyn till. Företag som blundar för GDPR kommer kunna råka ut för dryga böter, närmare bestämt 20 miljoner euro, eller på upp till 4 % av den totala globala årsomsättningen. Juristen Jan Fager, besökte oss på Edenvik den 16 november benade ut vad som kommer gälla när GDPR träder i kraft.

Här följer en summering och våra förslag på tillämpning. 

 

 

1. Kontrollera

Det första ni behöver göra är att kontrollera de uppgifter som redan finns noterade i era register. Med register menas personuppgifter som är sökbara exempel på vanligt förekommande register är t ex kundklubbar, prospektregister, kundeventlistor osv.
Några punkter ni kan utgå från när ni kontrollerar era register är:

  • Vilka register har vi?
  • Hur gammal är datan?
  • Hur relevant är informationen för våra kundrelationer?
  • Innehåller något register känslig information*?
  • Vem har tillgång till uppgifterna?

* Enligt förordningen klassas detta som känslig information; politisk åskådning, religion, fackligt medlemskap, etnisk ursprung, behandling av genetiska och biometriska uppgifter för identifiering, uppgifter om hälsa, sexualliv och sexuell läggning.

 

2. Förändra

Hur ska ni nu förändra ert arbetssätt då? Behöver ni verkligen spara uppgifter som inkomstuppgifter eller köp genomförda för 10 år sedan?

Se över rutiner kring hur och vad för information som ni samlar in, samt vad den ska användas till. Här finns det många parametrar att tänka på som t ex:

  • Spara inte irrelevant information om kunden och hur denne agerar. Radera dina ”bra att ha”-register!
  • Inhämta inte information om ni inte har ett aktivt samtycke från kunden. Inga tysta godkännanden eller förkryssade rutor är förenliga med GDPR.
  • Använd inte information utan att berätta för kunden vad informationen ska användas till.
  • Minimera innehållet era befintliga registren – behövs verkligen alla 10 siffror i sparade personnummer?
  • En kund är sällan en kund för alltid, vilket innebär att du inte får spara dennes uppgifter för alltid.

3. Tänk nytt

Med nya riktlinjer kommer nya sätt att arbeta på. Två viktiga aspekter är bland annat samtycke och tillhörande tidsperiod som kunden gett samtycke till. Vi har samlat några punkter du kan utgå från när du ska jobba vidare med din datainsamling.

  • Bygg in korrekt datainsamling i era system så ni per automatik följer GDPR.
  • Efterfråga samtycke vid olika tillfällen, för ökad acceptansgraden. Få kunder kommer ge samtycke till flera moment samtidigt.
  • Förläng kundrelationer genom att erbjuda tilläggstjänster som kräver registrering så som extra garantier, fria uppdateringar, möjlighet att uppgrader osv.
  • Jobba aktivt med avgränsade kundgrupper och erbjud alltid kunden möjlighet att ta del av mer.
  • Förvalta ditt förtroende kring samtycke och ge din kund relevant information.

 

4. Hur kan du fånga upp prospekts?

Att kommunicera med prospekts kommer bli svårare i och med GDPR. Det gäller att tänka till kring hur ni kan förlänga tidsfönstret för marknadsföring av er produkt eller tjänst. Även när ett prospekt blir kund behöver ni tänka till ordentligt då kunden inte per automat ger samtycke till att ta emot framtida erbjudanden. Teoretiskt sätt övergår en kund till prospekt om kunden inte ger samtycke till framtida erbjudanden.

Att erbjuda en alternativ kostnadsfri stödtjänst, kan vara en möjlig strategi för att förlänga tidsfönstret. Här följer några tips kring vad man bör tänka på:

  • Bygg in behov av registrering av relevant information
  • Var tydlig med vad informationen kommer användas till
  • Skapa beroende genom interaktion
  • Premiera hög aktivitet
  • Konvertera stödtjänst-användare till faktiska kunder.

Behöver ni hjälp med hanteringen av GDPR och hur ni med hjälp av kommunikation som förenklar ert arbete? Kontakta oss!

Seminarier hos Edenvik

Under många år har vi bjudit in personer vi ser upp till och tycker är intressanta till seminarier. Delvis för att få lära oss om nya ämnen och delvis för att få en chans att umgås med våra vänner. Vi vill alltid lära oss nya saker och förstå mer! Därför utökar vi nu antalet tillfällen och har valt att blanda både kunskap kopplad till vår bransch med ämnen som vi helt enkelt tycker är intressanta. Vi kallar våra seminarium för ON– och OFF-seminarium.

ON-seminarium

Föreläsningar och seminarier som du har direkt nytta av i ditt arbete. Målet är att du ska få ny kunskap, vilja tänka nytt och testa något annorlunda – obligatoriskt helt enkelt!

OFF-seminarium

Seminarier och föreläsningar som berikar ditt liv och förmår dig att tänka i nya dimensioner både privat och på ditt arbete. Ganska obligatoriskt med andra ord!